Capacitación laboral en una empresa: claves y técnicas para gestionarla

La capacitación laboral es un proceso de aprendizaje que permite a un individuo adquirir conocimientos y habilidades para el desempeño de un empleo. Sinnaps, aplicación web de gestión de proyectos, que nos permitirá confeccionar y gestionar el plan de capacitación de nuestros empleados, como veremos más adelante. Este tipo de formación concierne a las personas que han completado la formación inicial (estudios) o que ya han entrado en la vida laboral.

 

 

¿En qué consiste realmente la capacitación laboral?

 

Aunque teóricamente se dirige a todos los grupos de personas en edad de trabajar o mayores, la capacitación laboral se practica casi exclusivamente en un contexto profesional o con un objetivo profesional: por lo tanto, a menudo se confunde con la formación profesional.

A su vez, permite a las personas que ya están en la vida laboral seguir formándose para mejorar sus competencias y adaptarse a las nuevas tecnologías, prácticas o métodos aplicados en las empresas. También permite la reconversión profesional.

Debemos distinguir dos tipos de capacitación de personal en función de la situación de la persona a formar: la capacitación laboral o capacitación para el trabajo y la capacitación empresarial o capacitación del personal en una empresa. Como su propio nombre indica, la primera tiene un carácter previo al empleo mientras que la segunda se desarrolla en la propia empresa, durante la vida laboral del empleado.

 

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Capacitación laboral o capacitación para el trabajo

 

Cuando hablamos de capacitación para el trabajo, hablamos de formación profesional. Recientemente a la FP y los ciclos se les han otorgado un estatus superior en un intento de fomentar la interacción entre los centros educativos y el mercado laboral, lo que es de vital importancia para el futuro económico.

En particular, se han introducido nuevos cursos de formación profesional que permiten a los alumnos que han obtenido buenos resultados cursar estudios especializados de bachillerato y acceder a la enseñanza superior.

En los últimos años, se ha hecho hincapié en los conocimientos informáticos y de telecomunicaciones y en los idiomas de la UE, en particular el inglés y el alemán (más información en el estudio “Education training youth and sport” de la Unión Europea). Los alumnos que completan un curso de grado medio reciben un certificado de «técnico especialista» y los que completan un curso de grado superior reciben un certificado de «técnico superior». Los titulares de este último certificado pueden continuar sus estudios en la universidad.

 

Capacitación empresarial: la capacitación del personal en una empresa

 

La capacitación empresarial o, mejor dicho, la capacitación del personal en una empresa, es la que nos atañe de forma inmediata como directivos de una organización.

Capacitar a un empleado es a veces complejo por razones organizativas y de carga de trabajo. Sin embargo, la formación permanente de los empleados es un activo importante para las empresas. Esta es la garantía de poder contar con un personal competente y motivado.

 

Las ventajas de la capacitación profesional para empresas

 

En un mundo profesional en constante cambio, las empresas que no siguen esta tendencia pueden verse muy penalizadas. Las beneficios y necesidades de capacitación para las empresas son innegables. De hecho, esto permite hacer frente a la constante evolución de la competencia y que no nos quedemos atrás. Contar con empleados plenamente formados en el progreso tecnológico o en las últimas normas vigentes en el sector es la mejor manera de estar siempre a la vanguardia del mercado.

Además, al ofrecer formación a sus empleados, el empresario también se asegura de que se sientan apoyados, respaldados en sus carreras y, sobre todo, de que no pierdan su empleabilidad. Es la forma más segura de ofrecerles ascensos totalmente merecidos basados en habilidades reales y no en la antigüedad.

Los jóvenes licenciados y directivos también se sentirán más atraídos por una empresa que ofrece reforzar los conocimientos y valores profesionales. La formación profesional continua también puede evitar que las pequeñas empresas se vean obligadas a realizar contrataciones a veces muy costosas, al garantizar que los empleados ya presentes puedan adaptarse a los avances del sector.

Además, es una forma de que la empresa esté abierta y humanamente cerca de sus empleados.

La empresa sabe que gracias a una formación adecuada, los empleados ganan en experiencia y productividad, pero también en el bienestar de la empresa: después de la formación, el empleado gana en legitimidad.

Todos los estudios demuestran que las empresas que promueven el acceso a la capacitación son atractivas para la contratación, limitan la rotación y garantizan la fidelidad de sus empleados. Demuestran su preocupación por la gestión de los talentos individuales para la optimización colectiva.

 

Las ventajas para el empleado…

 

El desarrollo profesional continuo permite a los empleados:

• Actualizar sus conocimientos.
• Desarrollar nuevas habilidades y una mayor autonomía.
• Adaptarse a los cambios tecnológicos, organizativos o socioeconómicos.
• Adquirir una nueva cualificación.
• Prepararse para un cambio de actividad.
• Optar a una promoción continua dentro del empleo.

Además, la formación de un empleado tiene varias ventajas. En efecto, apoyar a un empleado que desea formarse para un proyecto relacionado con la empresa es una forma de motivarlo y mejorar sus habilidades.

 

Y papel del manager…

 

El gerente tiene un papel clave que desempeñar para que los empleados participen activamente en su proyecto formativo. Para la elaboración de este proyecto es casi inevitable hoy en día el uso de una aplicación de gestión de proyectos eficaz y muy intuitiva para todo el equipo, como Sinnaps.

 

 

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Recomendamos Sinnaps porque, además de todas las funciones clave de un programa de gestión, cuenta con algunas herramientas muy útiles en la confección del plan de capacitación: por un lado, ofrece un panel de control basado en Valor Ganado que es uno de los indicadores principales que se pueden aplicar a varias áreas de nuestra empresa, incluyendo, por supuesto, la capacitación.

 

Un panel de control basado en el Valor Ganado de tus proyectos de empresa:

 

 

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También ofrece un chat y es esencialmente colaborativo, volviendo muy sencilla la capacitación.

Por otra parte, también nos ofrece con un clic informes del proyecto y de los recursos: conocer exactamente los costos de la capacitación, los recursos humanos y técnicos utilizados, el tiempo y poder comparar los objetivos estimados y los alcanzados nos darán una visión global que permitirá realizar un plan de capacitación óptimo.

 

Sistema y técnicas de capacitación que hacen las empresas

 

Podemos referirnos a dos tipos de sistemas y técnicas de capacitación que hacen las empresas: tradicionales y tecnológicos, cuando nos referimos al sistema y técnicas de capacitación.

Tradicionales

Presenciales o a distancia, los cursos gestionados por la empresa y basados originalmente en lecturas, toma de apuntes ante un orador o apoyo audiovisual, son el sistema o técnica de capacitación más extendido. Aunque no hay un mínimo de horas establecido para que un contenido se considere curso empresarial, generalmente duran más de 20 horas y en rarísimas ocasiones exceden las 1400 horas anuales cuando hablamos de personal laboral activo.

Cuentan con una jerarquía bien estructurada de objetivos, contenidos, metodologías y temporización y están planteados para ser impartidos en varias clases, uniformemente dispuestas en el tiempo, por ejemplo: 2 clases por semana o 3 horas de clases al día. La ventaja principal de los cursos empresariales de este tipo es que la capacitación es muy extensa en comparación con otras técnicas. Por ejemplo: un oficial de la industria metalúrgica puede ser formado por su empresa en  prevención de riesgos laborales y pasar a asumir una nueva función como técnico.

Seminarios y conferencias. Breves y específicos. Generalmente se imparten en el mismo día y consisten en una ponencia por parte de oradores preparados en la materia impartida y suelen terminar con una ronda de preguntas o mesa redonda. Los seminarios son una opción muy considerada porque requieren poco tiempo, tratan temas muy concretos y muchas veces son gratuitos.

Talleres. De menor duración, se enfocan en la aplicación práctica, por ejemplo: un taller de dos días de repostería creativa para los cocineros de una empresa de catering.

 

Tecnológicos

Webinars. Son como los seminarios tradicionales, con la diferencia de que se realiza a través del ordenador: los ponentes hablan a través de la webcam. Los oyentes, a su vez, pueden escribir sus preguntas a través de un chat y son contestadas al final del webinar, al igual que en los seminarios presenciales. Todas las empresas con base tecnológica (informática, marketing online, publicidad,…) se han ido sumando a esta técnica por ser muy fácil de implementar, muy barata o incluso gratuita y porque no requiere la movilidad de los empleados.

Videotutoriales. Para el aprendizaje del manejo de algunas herramientas y de contenidos concretos, los videotutoriales se han convertido en grandes aliados. Un vídeo, mientras el contenido esté vigente, es una herramienta que se puede utilizar una y otra vez sin perder valor y que el empleado puede revisar cada vez que necesite apoyo en el aprendizaje. Por ejemplo: para aprender a utilizar una nueva versión de Excel o de cualquier otro software, el videotutorial es una opción idónea.

Videoconferencia. Se correspondería casi con una clase particular donde el docente, en lugar de acudir a un centro de trabajo, se conecta a través del ordenador con el/los alumno/s. Las principales ventajas son la reducción de costos, no tener que mover a los empleados y poder contar con docentes de cualquier parte del mundo. A cambio, tiene limitaciones espaciales y materiales. Por ejemplo: una empresa puede poner un profesor de inglés, nativo de Irlanda, para dos operarios que tengan que trasladarse a la delegación irlandesa de la fábrica.

Cursos digitales para la formación empresarial. Al igual que los cursos de empresa tradicionales, la duración es muy variable pero debe tener una estructura que cumpla con una serie de objetivos y contenidos. La innovación tecnológica ha permitido que la formación empresarial online aporten unos beneficios extraordinarios: son más económicos, se adaptan a los horarios y a la cantidad de tiempo disponible, pueden ser escalables y la forma de presentar los materiales es casi infinita: texto, imágenes, audios, vídeos, presentaciones, software, supuestos, encuestas, formularios,… Todo aquello que tenga cabida en una pantalla es una herramienta disponible para un curso online de empresa, por lo que no es de extrañar su popularidad.

Gamificación. No es un sistema en sí mismo, pero sí una técnica en la que los contenidos se ofrecen a los colaboradores de forma lúdica (ganar puntos, conseguir logros, sumar aciertos por equipos,…) Podemos utilizar Sinnaps para planificar estos sistemas recreativos, ya que por su naturaleza colaborativa es una utilidad perfecta para este propósito.

 

Y toda esta capacitación y desarrollo de personal…

¿Cuánto nos va a costar a nosotros como empresarios?

 

Los costos de capacitación

Hay que recordar que los gobiernos y otras entidades públicas (entidades locales, fundaciones, etc.) ofrecen ayudas a la capacitación laboral entre sus medidas para facilitar el empleo, de forma que los empresarios puedan ofrecer a sus empleados cursos de formación empresarial bonificados y/o becados.

Si optamos por una capacitación a empleados libre de las ataduras de las bonificaciones, los costos serán variables en función del tipo de capacitación y entrenamiento que queramos dar a los empleados, del equipo necesario, si la formación es o no presencial, etc. pero, a continuación, os ofrecemos una lista de consejos para reducir los costos de capacitación de nuestra empresa:

 

Internamente

Hay muchas opciones para los empleadores que no pueden permitirse el lujo de traer ayuda externa y pueden producir resultados adecuados en la formación de sus empleados. Estos incluyen:

• Formación en grupo: y obtener así descuentos por volumen al ofrecer la formación de empresa a varios empleados a la vez.
• Encontrar formadores dentro de nuestra empresa: un empleado con buenas habilidades de comunicación puede formar al resto, con el consecuente beneficio.
• Eventos semanales o mensuales: no tienen que ser formales y son una gran manera para que los miembros del equipo se involucren, se eduquen y se motiven. Por ejemplo, desayunos en inglés una vez a la semana.
• Formación cruzada de los empleados: esta es una práctica común en los negocios que dependen de una fuerza laboral ágil. Cambiar de puesto con frecuencia puede mantener a los empleados motivados y en constante aprendizaje.
• Comenzar un programa de mentores: beneficia a los trabajadores nuevos e inexpertos haciendo que un empleado veterano actúe como mentor y facilite su transición al entorno corporativo.

 

Externamente

Los recursos de formación externos no tienen por qué romper nuestro presupuesto de formación. Hay maneras de optimizar los costos de capacitación:

• Reutilización de materiales: como comentamos en el apartado de técnicas de capacitación, muchos materiales, como los vídeos, tienen una larga vida útil y pueden utilizarse repetidamente. Los libros de texto, audios, vídeos,etc. pueden almacenarse para ser reutilizados por los nuevos empleados.
• eLearning: como también apuntamos al hablar de cursos de empresa online, las opciones electrónicas son más asequibles que la formación tradicional. eLearning suele asociarse con menores costes de material, ya que toda o la mayor parte de la información de formación está disponible en línea. Permite flexibilidad y reduce los costes de viaje, ya que los empleados pueden acceder a estos de forma remota.
• Asociaciones o grupos comerciales: algunas asociaciones industriales y cámaras ofrecen programas de capacitación con descuento o gratuitos para sus miembros en eventos anuales, en línea y a través de seminarios.
• Dirigirnos a proveedores y clientes: se puede negociar formación gratuita o a bajo coste con los proveedores para proyectos o productos específicos. Los clientes se sienten motivados a invertir en capacitación si esto significa que recibirán un mejor servicio. Los proyectos de Sinnaps pueden ser compartidos con clientes y proveedores, de manera que todos sigan los proyectos y se sientan involucrados. La aplicación Sinnaps nos permite asignar permisos a cada usuario según el rol que queramos que desarrollen en el proyecto e incluso podemos desactivar la visibilidad de los costes.

 

En definitiva, contar con el programa de capacitación adecuado siempre ahorra dinero a largo plazo. Debemos contar con una aplicación como Sinnaps que nos permita gestionar y controlar el plan formativo y conocer los mejores sistemas y técnicas de capacitación para nuestro sector pero una buena capacitación es garantía de éxito: mejor ambiente laboral, empleados más satisfechos y ampliación de capacidades. El costo de capacitación nunca es un gasto, es una inversión.

 

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