Muchas empresas llevan tiempo gestionando las tareas de sus equipos a través de posits en una ventana, una pizarra o un cristal en el despacho. Casi sin saberlo, todas ellas están aplicando la metodología Scrum de manera física. Y cada vez más de esas empresas se pasan a trabajando con técnicas Scrum online.

Según la encuesta «Scrum Master Trends» realizada por Scrum web en 2018, el 78% de los encuestados tienen menos de cinco años de experiencia trabajando con esta metodología y el sólo el 35% lleva menos de dos años aplicando Scrum en su trabajo.

 

 

Los métodos Scrum están basados en la gestión ágil de proyectos. Es decir, se va revisando las actividades hechas en periodos cortos, como semanas, y se van planificando nuevas tareas en función del avance del proyecto hasta esa fecha o hito. A estas fases de trabajo las llamamos sprints o iteración y permiten la gestión de los continuos cambios de última hora. Por eso, es tan popular del sector del desarrollo del software, siendo además la cuna de esta metodología.

¿Qué ganamos si gestionamos nuestros proyectos a través de Scrum online? ¿Cómo dejar a un lado el gasto de posits y las limitaciones que ello conlleva para saltar al Scrum online? Vamos ayudarte a que mañana mismo, empieces a implementar Scrum online en la gestión de tus equipos.

 

Beneficios de trabajar con Scrum online vs Scrum con posits

 

Obviando el hecho de que trabajar de manera online nos da alas para comunicarnos continuamente con nuestro equipo, estemos donde estemos, vamos a ver por qué deberíamos empezar ya a usar una herramienta especializada en Scrum. Esta app online nos facilitará aplicar Scrum en nuestro día a día de una manera muy sencilla.

¿Por qué empezar mañana mismo con Scrum online? Porque…

  • Coordinarás a tiempo real del trabajo del equipo.
  • Aumentarás el control de tus proyectos.
  • Ganarás tiempo en cada sprint o iteración y con ello dinero.
  • Ahorrarás dinero al optimizar tus planificación y priorizar las tareas gracias a los parámetros de estas herramientas online.
  • Combinarás lo mejor de métodos como Kanban o diagramas de Gantt.
  • Tendrás siempre identificadas las actividades críticas que pueden poner en peligro tus proyectos.
  • Ganarás agilidad en la comunicación con tu equipo.
  • Mantendrás actualizado en todo momento al equipo con los cambios y progreso del proyecto.
  • Podrás hacer simulaciones de cambios y ver cómo estos afectan al proyecto antes de cada reunión o hito.
  • Y por supuesto, porque podrás acceder a tu planificación y listado de tareas estés donde estés.

 

5 pasos clave para implementar Scrum online en tu equipo

 

Si estos beneficios te han convencido para empezar mañana mismo a utilizar la metodología ágil de manera online a través de un Scrum Software como Sinnaps, vamos a ver cómo hacerlo así de fácil y controlando en todo momento cada paso.

Y es que el paso la implementación de una nueva app o hábito de gestión en el equipo, es por sí el paso más difícil de todos. Puede llevar tiempo que parte del equipo no interiorice este nueva gestión, lo que conlleva que no funcionará adecuadamente si alguien no actualiza sus cambios. Por eso…

1/ Nombra a un responsable de esta implementación. Es importante que una persona dentro del equipo se encargue de que nadie tiene dudas y que todos van incorporando en su día a día este tipo de aplicaciones online. En las grandes compañías, a este rol se le conoce como Scrum Master. También popularizado como Scrum Manager, es el encargado de facilitar el trabajo ágil del equipo.

Puedes utilizar infografías como estas para explicar al equipo en qué consiste. Aquí vemos que el Product Backlog está compuesto por actividades, las cuales se van ejecutando a través de sprints. Al final de cada iteración comprobamos lo que se ha completado y re-planificamos en función a los cambios en el producto.

agile scrum

 

2/ Asegúrate de que el equipo entiende la diferencia entre trabajar de manera ágil y rápido. No es lo mismo. Gestionar proyectos de manera ágil significa tener la capacidad para hacer cambios en la planificación cuando sea necesario y por el bien del producto final.

Estas modificaciones tienen que ser las exactas que menos afecten al proyecto en su totalidad. Para ello, existen opciones en estas app como hacer simulaciones de proyectos. En ellas, podremos ver cómo afectan estos cambios al conjunto de la planificación del proyecto sin que nadie vea estos cambios hasta que no estén implementados.

¿Cómo hacer una simulación de escenario en tu proyecto?

 

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3/ Empieza por una primera reunión a la que llamaremos Kick Off, por ser la que de arranque al proyecto. En ella, resolveremos estas preguntas:

 

 

Asimismo, se aconseja mantener reuniones separadas con cada responsable de actividad. Con ello, recogeremos más cuestiones para averiguar y capear mejor los cambios si fuera necesarios. Recordamos lo importante que es una comunicación constante con el equipo. De ahí la importancia de mantener organizadas las conversaciones a tiempo real.

4/ Planifica el propio proceso de implementación. Lo que quiere decir que podemos marcar hitos y establecer, por ejemplo, fases en este proceso. Podría ser algo así como, en el primer hito, los jefes de cada proyecto deberán ser capaces planificar las tareas en la app bajo técnicas Scrum. Un ejemplo, podría ser utilizando tableros Kanban, mientras nos basamos en esta metodología ágil. De esta manera, trabajamos de manera sincronizada Scrum online y Kanban.

 

 

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5/ En cada reunión y a lo largo del desarrollo del proyecto, es importante que los jefes de equipo también usen estas herramientas. Pueden crear informes de la evolución del proyectos, por ejemplo y compartirlos con el equipo. Sin embargo, no sólo será una forma simple de comunicarse visualmente con el equipo. Además, darán ejemplo y motivará a todos para el continuo uso de la app. Si los jefes de equipo, se basan en estas herramientas para ver qué trabajo se ha completado y que no, servirá como una rápida inyección de implementación en el equipo.

 

Tras esto cinco pasos, poco a poco tus equipos pasarán a ser equipos Scrum competitivos y capaces de gestionar su trabajo de manera ágil, capeando cada cambio y siendo lo más efectivos posibles. Porque al final se trata de eso, de trabajar exactamente en las actividades que dan valor al proyecto, minimizando los riesgos que podrían suponer un gran peligro para el éxito de tus proyectos.

 

 

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