La metodología Scrum está basada en la gestión del proyecto de manera iterativa e incremental, siendo las reuniones diarias una de las claves para formar equipos Scrum altamente efectivos. Y es que la metodología Scrum se basa principalmente en planificar una serie de encuentros cuyo fin será el control constante de la evolución del proyecto. ¿El propósito? Tener la información necesaria para seguir planificando una nueva iteración.

Así pues, ¿cómo sabemos los tipos de reuniones mantenidas por los equipos Scrum? ¿Qué tipo de información es necesaria en cada una de ellas? ¿Quiénes deberían asistir a estas reuniones? Vamos a ver cómo implementar en nuestra empresa uno de los pilares más importantes de la metodología Scrum: la reunión de equipos Scrum.

 

equipos scrum

 

 

Los 3 participantes imprescindibles en las reuniones Scrum

 

Scrum Master, Product Owner y equipo son las tres principales figuras en las reuniones Scrum. Entre ellas, se estable una negociación de tiempos, recursos necesarios, características del producto, plazos y demás requerimientos del proyecto. Siempre y cuando se tengan claro los roles en un proyecto basado en Scrum.

  • El Scrum Master es el encargado de proporcionar las herramientas necesarias para que el proyecto se lleve a su término bajos los requerimientos establecidos. Guía al equipo para que se cumpla la metodología Scrum, haciendo las veces de Project Manager en la mayoría de los casos. Por ello, es el encargado de asegurar la parte de gestión iterativa por la que se define esta metodología.
  • El Product Owner se centra en maximizar el valor del producto y el trabajo del equipo de desarrollo. Velará por la calidad de los resultados y se centrará en asegurar que la gestión del proyecto crea un valor al producto final. Lo que explica que dedique su labor a la parte en la que el proyecto debe ir escalando valor en cuanto a objetivos.
  • El equipo de desarrollo ejecutará las actividades que se irán distribuyendo a los diferentes colaboradores. Su comunicación ha de ser equitativa entre Scrum Master y Product Owner. En este grupo existen desde responsables de determinadas tareas o funciones, hasta interesados externos del proyecto. Dependiendo de la fase o parte del proyecto en el que nos encontremos, la intervención de unos u otros en cada reunión será mayor o menor.

 

¿Cuándo convocar una reunión Scrum?

 

La metodología Scrum está formada por una serie de iteraciones o ciclos de desarrollo que comienzan siempre con una reunión de equipo. De esta manera, controlaremos en todo momento los constantes cambios que los proyectos sufrirán a lo largo de su vida. Así pues, en el momento que comencemos una nueva iteración o fase en la ejecución del proyecto, convocaremos una reunión.

Dependiendo del tipo de proyecto o producto ejecutado, hay equipos que prefieren empezar el día con una reunión Scrum. Así, se aseguran que la planificación se mantiene completamente adaptada a los cambios y estará preparada para gestionar adecuadamente los continuos riesgos en el proyecto. Sin embargo, también puede ocurrir que por la naturaleza del proyecto, estas reuniones o sprints duren una semana.

Sean reuniones diarias, sean reuniones semanales, lo cierto es que para implementar correctamente la metodología Scrum online a la gestión de nuestros proyectos, es necesaria la celebración de cuatro tipo de reuniones básicas.

 

Las 4 reuniones de los equipos Scrum

 

Los equipos Scrum tienen interiorizada una forma de trabajar ágil que incluye estas cuatro tipos de reuniones.

 

Planificación. En esta reunión se planifica el siguiente sprint, tratando temas como la duración de cada actividad, los recursos necesarios para su ejecución, las posibilidades de viabilidad de cada tarea, entre otros asuntos que conciernen a los planes de futuro del proyecto. Suele ser el Scrum Master el que facilite esta reunión y para ello, será necesaria la documentación del proyecto y la pila de funcionalidades que se desarrollarán en el sprint venidero.

Tanto Product Owner como Scrum Master o también denominado Scrum Manager, dividen el proyecto en etapas y tareas, asignando el trabajo a cada miembro del equipo. Desde apps como Sinnaps, la asignación de tareas y formación de equipo es tan fácil como invitar al proyecto a cada colaborador desde el panel de equipo o desde la propia actividad. Automáticamente, el miembro del equipo recibirá una invitación al email. ¿Cómo invitar a otras personas a tu proyecto con Sinnaps?

Desde el panel de actividad invita y reparte el trabajo en un sólo clic:

 

equipo scrum

 

O bien, desde el gestor de equipo:

 

equipo scrum

 

En muchas ocasiones y según se recomienda en este curso online y gratis de gestión de proyectos, una vez celebrada esta reunión, es importante que se vaya negociando tácticamente por separado los requisitos en cada tarea. Cuando más realista sea la planificación, menor será el riesgo y para ello hace falta comunicarse a fondo con cada responsable de actividad.

 

Sprint diario. La función principal de este tipo de reunión es la de comprobar que no existan obstáculos que impidan la ejecución de las actividades en progreso. El equipo de desarrollo ha de estar en sincronización, manteniéndose informado de cada cambio en el proyecto que pueda afectar a su trabajo.

Al tratase de una reunión diaria en la mayoría de los casos, no suele durar más que unos 15 minutos a primera hora de la jornada laboral. La figura del Product Owner en esta reunión de sprint diario suele ser pasiva y no tiene por qué estar presente cada día. En ella, los miembros del equipo expondrán brevemente que han ido consiguiendo en la jornada previa y qué dificultades han ido encontrando para darles una solución lo antes posible.

Por ello, para implementar técnicas Scrum en la gestión de los proyectos es indispensable una herramienta que nos proporcione esta agilidad al trabajar, y sobre todo que sea capaz de informar en todo comento de los posibles impedimentos que puedan poner en riesgo el proyecto.

 

Demo del Sprint. Se trata de una reunión de cierre en la que se expone el resultado final del proyecto a todo el equipo. El Project Owner será el responsable de validar estos resultados, mientras que el Scrum Master tomará nota de los posibles cambios a realizar.

 

Retrospectiva. La metodología Scrum recomienda la celebración de este tipo de reuniones privadas entre el Scrum Master y el equipo de desarrollo con el fin de revisar la manera en la que se ha gestionado el proyecto recién finalizado. Por lo que se suele celebrar justo después de la reunión demo o de cierre.

 

Un trabajo ágil basado en técnicas Scrum siempre es un reto para cualquier equipo. Como también lo es implementar cualquier tipo de hábito de trabajo nuevo, ya sea una herramienta o una serie de reuniones que determinen sus quehaceres diarios. Por ello, es clave el tipo de herramienta de gestión online que escojamos.

Este software ha de ser completo pero también intuitivo y fácil de usar por todas las personas involucradas en el proyecto. No sólo por reducir la curva de aprendizaje, sino porque cada pequeño logro aumentará el engagement o compromiso de todos con el nuevo método de trabajo. Y eso es algo que el Product Owner notará y valorará en el resultado final. Un ejemplo de aplicación fácil, disponible en todos los dispositivos, es Sinnaps.

 

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