Metodología de un proyecto

Metodología de un proyecto: técnicas ágiles y predictivas

La metodología de un proyecto es el conjunto de procedimientos para la planificación y gestión de todos los componentes del mismo.

Desde la gestión de recursos hasta la coordinación del equipo de trabajo o la relación con todos los interesados en los resultados del mismo.

Existen muchos tipos de metodologías de un proyecto, sin embargo, se suelen seguir unos pasos básicos para todo tipo de proyectos. En este artículo explicamos de forma sencilla cómo hacer la metodología de un proyecto para que tu gestión y resultados sean lo más eficaces posibles.

 

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Definición de Metodología de un Proyecto

Entendemos por metodología de un proyecto al proceso que seguiremos para gestionar nuestras actividades siguiendo unos requisitos y pasos, con el fin de encontrar rutas de trabajo optimizadas.

Antes de empezar a aplicar esta breve guía de cómo elaborar un proyecto, es importante entender que un proyecto es una unidad única de trabajo, en la que se realiza una gestión de recursos disponibles para alcanzar el objetivo específico del proyecto. Todo ello en un periodo de tiempo claro y establecido en la planificación. De ahí, que para saber cómo hacer la metodología de un proyecto, es preciso hablar, y mucho, de cómo planificar un proyecto, apoyado por un software de gestión de proyectos para empresas.

 

Historia

La metodología de un proyecto ha sido siempre un elemento clave para la administración del trabajo. La gestión de proyectos se remonta a épocas antiguas en las que se hacía necesario planificar y organizar recursos para llegar a construir pirámides, diseñar un aeroplano o edificar la Gran Muralla China.

Sin embargo, no fue hasta el siglo XX cuando se comenzaron a teorizar y definir las diferentes técnicas y metodologías contemporáneas, con el propósito de aplicar en nuestros proyectos las más adecuadas.

Muchos teóricos sitúan el comienzo de la Gestión de Proyectos en la publicación del Diagrama de Gantt, utilizado aún en nuestros días con variaciones innovadoras de apps como Sinnaps. Ya a mediados de siglo la Armada de los Estados Unidos desarrolló técnicas PERT y CPM para aplicar técnicas predictivas en sus proyectos. No fue hasta entonces cuando las principales compañías empezaron a utilizar Gantt, PERT y CPM  como metodologías claves para la gestión de sus proyectos.

En la actualidad, se aplican varias metodologías basadas en PMI, PRINCE2, Scrum, Kanban, etc. Básicas todas ellas en la especialización en gerencia de proyectos. Pero siempre existe un procedimiento común a todas estas técnicas, las cuales se pueden aplicar según las necesidades del proyecto.

Aplicación

Este procedimiento común se puede aplicar a cualquier tipo de proyecto. Cabe destacar que la naturaleza, requisitos, propósitos y demás elementos definen la metodología exacta a aplicar para la gestión de proyectos. Los habrá en los que sea necesario aplicar métodos ágiles y los hay que conviene destacar más las técnicas predictivas, como es el caso del sector de la construcción. En muchas ocasiones, aplicamos el método cuantitativo, basada en números estadísticos para dar respuesta a unas causas-efectos concretas.

Sin embargo, a continuación veremos que para todos ellos se suelen seguir un procedimiento básico.

 

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5 pasos para elaborar un proyecto

1. Definir el objetivo y la necesidad que nos lleva a realizar un proyecto. No perderlos de vista en todo el procedimiento. Para ello, podemos elaborar un diagnóstico de un proyecto.
2. Identificar la información y los recursos con los que contamos. Sobre todo, en estos primeros pasos es importante averiguar todas las dudas posibles cuanto antes. Para ello, es importante poner en común los requerimientos básicos con el resto del equipo. Los demás colaboradores nos darán gran parte de las preguntas que más adelante nos puedan surgir. No importa tanto si ahora tienen respuesta. Lo fundamental aquí es saber qué investigar.

En esta segunda fase ya podemos hacer nuestro primer borrador de la planificación. Con los pocos datos que tengamos, podemos empezar un  nuevo proyecto. Para ello, nos abrimos el calendario de nuestra app para planificar y comenzamos a añadir las actividades principales.

Aquí, también podremos asignar las personas que participarán en las tareas. Esto se recomienda hacerlo antes de la primera reunión. Así, utilizaremos la planificación como herramienta de comunicación principal.

 

3. Fase de investigación y planificación. Se añaden más detalles y requisitos en nuestra aplicación gestión online. Si mantenemos un feedback con los responsables de las actividades planificadas, podremos asignar recursos específicos en ellas.

Gracias a la planificación en el calendario de apps como Sinnaps, podremos pasar a llevar un control de lo que estamos haciendo desde el tablero Kanban. Recuerda: primero, planifica tu proyecto en el calendario o diagrama Gantt-flow, y después ve revisando las actividades que se van completando en tu tablero de inicio. De esta manera, ya puedes poner en marcha tu proyecto, sin esperar más miramientos. Será tiempo ganado.

4. Planificación colaborativa. Comparte con todo el equipo los requisitos planificados. Aquí la reunión puede ser por departamentos o actividades principales. En este punto se definirán objetivos concretos de cada actividad. El equipo podrá ir validándolos.

Si trabajas con equipos dispersos geográficamente, puedes mantener conversaciones organizadas y directas desde las propias actividades. Y si realizas cambios, todos los colaboradores lo podrán ver en el muro de actividad y en el muro de proyecto.

Invita a proveedores, e incluso clientes, en tus proyectos. La gestión de permisos de Sinnaps, por ejemplo, puede desactivar que visualicen costes. De esta manera, la comunicación y los requerimientos de todos se gestionarán más rápido y serán más eficaces.  Sobre todo, si tus proyectos se gestionan empleando metodologías ágiles.

 

5. Revisión y control continuo. El tablero de proyectos de tu aplicación de gestión, te guiará sobre las tareas que quedan por hacer, las que van tarde o las que están validadas. Si no estás seguro de cambiar, por ejemplo, fechas de actividades o eliminar una determinada tareas, puede ver cómo impactaría en todo el proyecto desde el Modo de pruebas de Sinnaps.

Además, la evaluación continua o métodos de control de proyectos sobre su desarrollo, es clave en la metodología de administración de proyectos. Esto nos permitirá minimizar riesgos o contratiempos de última hora. Muchos directores de proyecto utilizan técnicas basadas en el Valor Ganado (EVM), a través de aplicaciones online. Una vez

 

Metodología de un proyecto: técnicas ágiles y predictivas

Dependiendo el sector de tu actividad, existen diferentes tipos de proyectos, los cuales necesitan aplicar técnicas ágiles o predictivas. Un ejemplo de metodología ágil es el sector del desarrollo del software. Sin embargo, para sectores como la construcción u otro tipo de ingenierías donde la predicción tiene más peso, las técnicas con las que sabemos de antemano cómo se comportará el proyecto, resultan clave para el Project Manager. Y es que la flexibilidad y los continuos cambios en la planificación, a veces, no son un predilección para muchos equipos de trabajo.

Aun así, vivimos bajo contratiempos que en muchas ocasiones resultan imposibles de definir al comienzo del proyecto. Por ello, hoy día existe la posibilidad de aplicar ambas técnicas. Extraemos así lo mejor de metodologías ágiles y metodologías de proyectos predictivas.

 

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¿Qué nos ofrecen técnicas ágiles de gestión como la metodología Scrumban?

• Uso de la metodología Scrum y Kanban en un mismo panel
• Gestión de cambios y riesgos
• Planificaciones flexibles, capaces de soportar imprevistos de última hora
• Fácil control del estado del proyecto: ¿qué actividades faltan por hacer, cuáles se han terminado, cuáles tenemos pendientes?
• Rápida y sencilla distribución del trabajo entre los miembros del equipo

¿Qué nos ofrecen técnicas predictivas en los proyectos?

• Predicción de la evolución del proyecto [Definición según la RAE]
• Mayor control en su progreso
• Fechas definidas y plazos de entrega establecidos
• Posibilidad de optimizar las rutas de trabajo con tiempo y previsión
• Menor variación de costes extras en el proyecto
• Presupuestos cerrados, sin sorpresas

¿Qué nos ofrecen (además) las herramientas que unifican los mejor de ambas metodologías de proyectos?

• Todos los beneficios anteriores más…
• Detección de caminos críticos y actividades más importantes en el proyecto, críticas para el final del proyecto con éxito
• Tableros Kanban conectados con el calendario de los proyectos, cuyas actividades están priorizadas
• Simulación de escenarios e implementación rápida para gestionar cambios predecibles

 

Ejemplos de uso

Como veníamos diciendo, este tipo de técnicas de administración de proyectos se puede aplicar en una gran variedad de ellos. Cada Director de Proyectos, puede seguir las ‘buenas prácticas’ del PMBOK o la guía de PRINCE2, entre otras metodologías.

En esta primera lección del curso online y gratis de gestión de proyectos, te damos algunas pistas para que puedas aplicar la metodología adecuada según el tipo de proyecto que gestiones. Desde proyectos de investigación o construcción, hasta desarrollo de producto o procesos de producción y fabricación.