Un planificador de tareas nos permite controlar los procesos de ejecución de las mismas. Sin embargo, existen varios modos para representar las tareas que debemos terminar dentro de un plazo determinado y bajo unos recursos asignados.
Desde tableros Kanban hasta planificaciones complejas con actividades dependientes. Todas ellos son maneras de representar las tareas que el equipo de trabajo debe realizar. Dependiendo del tipo de proyecto con el que trabajamos, desde Sinnaps.com recomendamos el uso de uno u otro modo.
A continuación, vamos a ver las distintas posibilidades que tenemos de visualizar un planificador de tareas online y por qué usar un tipo de cronograma y otro. Pero antes, es importante saber cómo leer una planificación. Pues esta está compuesta de flujos de trabajo que conviene aclarar para un correcto seguimiento de los mismos.
¿Cómo leer un planeador de tareas?
El planificador de tareas que usa el modo CPM (Critical Path Methodology), representa las actividades relacionadas algunas entre sí, con fechas fijas y duraciones de ejecución. Estos tres elementos nos van a decir cómo debemos planificar nuestra tareas para que el plan esté lo más optimizado posible.
Existen dos formas de leer un planificador de tareas online: horizontal y verticalmente. Sobre este ejemplo simple creado en Sinnaps.com, vamos a ver cómo se traduce esta lectura.
Los flujos de trabajo se leen de manera horizontal. Así, las actividades independientes entre sí (Kick-off, Investigación, Ejecución, Pruebas y correcciones, Actividad Buffer y entrega) son un mismo flujo de trabajo, que además es el camino crítico pues nos marca el final del proyecto. Mientras que el de abajo, es otro flujo.
La otra manera vertical, la encontramos cada día con las actividades priorizadas según su criticidad en el proyecto. Sabemos que tenemos que hacer antes o dedicarle más atención a Investigación que ha actividad 1 – Investigación. Pues Investigación, pertenece a ese camino crítico.
Así es como leemos cualquier tipo de cronograma, de manera horizontal o vertical. Teniendo esto claro, vamos a ver los distintos modos para representar un cronograma:
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5 modos de visualizar un planificador de tareas online
1. Modo de visualizar un planificador de tareas a través de un Gantt
Un diagrama de Gantt nos ayuda a planificar las tareas con dependencias entre ellas y de una manera lineal. Es una herramienta que lleva con nosotros décadas y permite mantener un control de lo que hay que hacer en todo momento. Sin embargo, un planificador de tareas a través de un Gantt también tiene sus complicaciones. Puedes ver más sobre los riesgos del diagrama de Gantt en este link. Uno de los que destacamos siempre es la falta de flexibilidad de este tipo de cronogramas.
Vivimos en mundo muy versátil, el cual exige cambios constantes, incluso si no dependen de nuestras decisiones. Por ello, la mayoría de directores de proyectos están siempre en la búsqueda de planificaciones que permitan gestionar los contratiempos a tiempo. Esto supone crear planes flexibles, que a veces son difícil de prever las necesidades de nuestros proyectos.
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2. Modo de visualizar un planeador de tareas basado en el CPM
El CPM o Critical Path Methodology nos va a informar de las actividades que debemos hacer primero si queremos llegar a tiempo a nuestros plazos de entrega. Es el método que ponemos en el ejemplo anterior para explicar las formas leer una planificación. Como decía en el apartado anterior, este método nos va a informar de los siguiente:
- Actividades prioritarias, que debemos hacer primero si queremos llegar a tiempos a cumplir con los plazos.
- La fecha final mínima del proyecto.
- Si tenemos cuellos de botella o momentos críticos donde dedicar especial atención y donde tenemos que invertir más recursos.
- Los momentos más tranquilos donde podemos reservar esos recursos.
En la imagen inferior, destacamos en rojo el camino crítico de una planificación. Como decía, es el flujo de trabajo más importante en la planificación.
Además, en esta planificación, si la miramos verticalmente, nos encontramos con un cuello de botella que podría poner en peligro el término con éxito del proyecto. Este cuello de botella corresponde a la semana 12 (W12).
3. Modo de visualización Dynamic para planificadores de tareas
Este modo de visualización en nuestra herramienta de planificación, no es más que situar libremente las actividades donde queramos en el calendario. Si trabajamos con proyectos cuyos planes son simples, sin demasiadas actividades ni dependencias entre ellas, entonces este tipo de visualización Dynamic es la idónea.
Seremos nosotros mismos los que le demos la prioridad que queramos a las actividades, porque a veces no es tanto optimizar recursos y tiempos, sino hacer las actividades que en ese momento necesitemos o queramos realizar. De esta forma, planifica a tu manera, personalizando y situando las tareas donde quieras y cuando quieras.
4. Modo de visualización pósit
Este tipo de cronograma es el más diferente a los demás. Si en los anteriores partíamos de un cronograma como tal, un calendario donde están reflejadas fechas, duraciones y relaciones entre tareas, en este modo de visualización priman los listados de tareas por columnas.
Es rápido de crear, simple y fácil de entender. Por ello, recomendamos planificar el borrador de nuestro plan con este tipo de visualización primero, para luego pasarlo a uno de los cronogramas que hemos visto en los párrafos anteriores.
Aquí puedes ver un ejemplo de visualización Post-it, basado en un tablero Kanban. En él, podemos saber de un vistazo el proceso de cada actividad. Además, como cualquier gestor de tareas, podemos crear la columna que queramos, tratándose así un de paso más en la personalización de nuestra planificación.
Cada una de las columnas estarán personalizadas con dependencia de nuestras necesidades. Para este tipo de planificadores de tareas, recomendamos hacer las listas de las actividades que necesitamos para luego pasarlas al calendario con las relaciones y los recursos correspondientes. De esta manera, quedará una planificación optimizada, teniendo en cuenta todas las actividades del proyecto, que sepamos desde un inicio.
6. Tablero Kanban basado en el Camino crítico
Un tablero Kanban es una herramienta que permite gestionar tareas por listas. Estas listas o columnas están determinadas por el estado de esa actividad en el avance del proyecto. De esta manera, saber qué actividades están por hacer, cuáles van tarde, las que estamos haciendo en ese momento y las completadas.
Esto es un tablero puramente basado en la metodología Kanban. Así están distribuidas las tareas. Ahora bien, si necesitamos priorizar estas actividades dentro del tablero, necesitamos usar una planificación basada en el camino crítico o CPM. Es lo que llamamos metodología combinada, donde sabemos con anterioridad momentos críticos del proyecto o la fecha final mínima del mismo, mientras vemos fácilmente a través de un tablero Kanban, qué actividad hacer primero, en un orden vertical.
En esta imagen inferior, podemos ver un Kanban, cuyas actividades ya están ordenadas. De manera, que sabemos que debemos terminar primero las primeras actividades de las columnas To Do, Doing OK y Doing Late, si queremos cumplir con los plazos.
En definitiva, existen muchas posibilidades de visualizar nuestras planificaciones. Según el tipo de proyectos que gestionemos y el estado de gestión en el que nos encontremos, necesitaremos un modo y otro.
Por eso, es importante conocer para qué sirve cada uno, qué posibilidades existen y cómo debemos enfocarlo en nuestra estrategia de gestión. Siempre y cuando simplifiquemos, prioricemos y controlemos al avance de nuestros proyectos.